Imagina que tienes un coche. Para saber si funciona bien, miras el velocímetro, el indicador de gasolina y la luz de motor. Esos son los indicadores de tu coche. En una empresa, los KPIs hacen lo mismo: te dicen si el departamento de compras funciona bien, gasta mucho, tarda demasiado o tiene buenos proveedores.
En esta guía, te explicamos cómo calcular cada KPI paso a paso, con ejemplos tan claros que podrás hacerlo tú mismo aunque nunca hayas oído hablar de ellos. Además, incluimos plantillas mentales para que puedas aplicarlo desde mañana.
- ¿Qué es un KPI? Explicación Sencilla
- Los 3 Grupos de KPIs que Debes Conocer
- 💰 GRUPO 1: KPIs de AHORRO (¿Estás gastando bien?)
- 🤝 GRUPO 2: KPIs de PROVEEDORES (¿Tus proveedores son fiables?)
- ⚙️ GRUPO 3: KPIs de PROCESOS INTERNOS (¿Eres rápido y eficiente?)
- 📊 Ejemplo de Dashboard Paso a Paso (Cómo verlo todo junto)
- 🎯 Conclusión: Empieza con 3 KPIs y luego crece
¿Qué es un KPI? Explicación Sencilla
KPI significa Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento). Es un número que te dice si algo está funcionando bien o mal.
Analogía del restaurante:
- KPI de cocina: ¿Cuántos platos se devuelven? → Si es alto, la comida está mala.
- KPI de camareros: ¿Cuánto tardan en servir? → Si es alto, los clientes se enfadan.
- KPI de negocio: ¿Cuántos clientes vienen? → Si baja, algo pasa.
En compras es igual: necesitas números para saber si lo estás haciendo bien.
Los 3 Grupos de KPIs que Debes Conocer
Para que no te abrumes, dividimos los KPIs en 3 grupos. Puedes empezar midiendo solo 1 de cada grupo:
- 💰 AHORRO: ¿Estás gastando bien el dinero?
- 🤝 PROVEEDORES: ¿Tus proveedores cumplen?
- ⚙️ PROCESOS: ¿Eres rápido y eficiente?
💰 GRUPO 1: KPIs de AHORRO (¿Estás gastando bien?)
KPI #1: Ahorro en Compras – ¿Cuánto dinero le estás ahorrando a la empresa?
📘 EJEMPLO PASO A PASO: El caso de las sillas de oficina
Escenario: Trabajas en una empresa que necesita comprar 50 sillas de oficina. El año pasado pagaban 100€ por silla. Tú has negociado y las has conseguido a 85€.
El precio de referencia es lo que se pagaba antes o lo que cuesta en el mercado sin negociación. En este caso: 100€ por silla.
El precio que has conseguido después de negociar: 85€ por silla.
100€ - 85€ = 15€ de ahorro por cada silla
15€ × 50 sillas = 750€ de ahorro total
Interpretación: Has ahorrado 750€ a la empresa. ¡Eso es dinero que va directo al beneficio!
📌 Nota importante: A veces el ahorro no es tan fácil de ver. Si el precio de referencia es del año pasado y ha subido la inflación, quizás 85€ también es un buen precio aunque parezca más caro. Por eso existe el TCO (siguiente KPI).
KPI #2: Costo Total de Propiedad (TCO) – El precio "mentiroso"
📘 EJEMPLO PASO A PASO: La fotocopiadora "barata" que sale cara
Escenario: Necesitas una fotocopiadora para la oficina. Tienes dos opciones:
- Opción A: Cuesta 500€, pero el tóner es caro (100€ cada 1.000 copias) y gasta mucha luz.
- Opción B: Cuesta 800€, el tóner es barato (50€ cada 1.000 copias) y ahorra energía.
Vas a usar la máquina durante 3 años y calculas que harás 10.000 copias al año (30.000 copias en total).
Opción A: 500€ | Opción B: 800€
30.000 copias totales.
Opción A: 30.000 copias ÷ 1.000 = 30 tóner × 100€ = 3.000€
Opción B: 30.000 copias ÷ 1.000 = 30 tóner × 50€ = 1.500€
Opción A: Gasta más → 300€ en 3 años.
Opción B: Gasta menos → 150€ en 3 años.
Ambas necesitan 2 revisiones en 3 años.
Opción A: 100€ cada revisión → 200€
Opción B: 80€ cada revisión → 160€
Opción A: 500€ + 3.000€ + 300€ + 200€ = 4.000€
Opción B: 800€ + 1.500€ + 150€ + 160€ = 2.610€
Interpretación: La Opción A parecía más barata (500€ vs 800€), pero en realidad la Opción B es 1.390€ más barata a largo plazo. Por eso el TCO es tan importante: evita que te engañe el precio inicial.
KPI #3: Coste por Pedido – ¿Cuánto cuesta hacer una compra?
📘 EJEMPLO PASO A PASO: El coste oculto de procesar pedidos
Escenario: Tienes un departamento de compras con 2 personas. Quieres saber cuánto cuesta, en dinero, cada vez que haces un pedido a un proveedor.
Incluye sueldos, ordenadores, luz, alquiler (parte proporcional), programas informáticos...
En este ejemplo:
- Sueldos: 2 personas × 2.000€ = 4.000€
- Costes generales (luz, internet, alquiler): 500€
- Software de compras: 300€
- Total mes: 4.800€
En este ejemplo, se hacen 120 pedidos al mes.
4.800€ ÷ 120 pedidos = 40€ por pedido
Interpretación: Cada vez que alguien hace un pedido, la empresa está gastando 40€ solo en el proceso administrativo. Si puedes reducir ese coste (automatizando, por ejemplo), ahorras dinero.
🤝 GRUPO 2: KPIs de PROVEEDORES (¿Tus proveedores son fiables?)
KPI #4: OTIF – Tasa de entregas perfectas
📘 EJEMPLO PASO A PASO: ¿Mi proveedor cumple lo que promete?
OTIF significa On Time In Full (A Tiempo y Completo). Un pedido es OTIF solo si llega en la fecha acordada y con toda la cantidad.
Escenario: Has hecho 5 pedidos a un proveedor en el último mes. Vamos a evaluarlos:
| Pedido | Fecha acordada | Fecha real | ¿Llegó a tiempo? | Cantidad pedida | Cantidad recibida | ¿Completo? | ¿OTIF? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pedido 1 | 10/05 | 10/05 | ✅ Sí | 100 | 100 | ✅ Sí | ✅ SÍ |
| Pedido 2 | 15/05 | 17/05 | ❌ No | 50 | 50 | ✅ Sí | ❌ NO |
| Pedido 3 | 20/05 | 20/05 | ✅ Sí | 200 | 180 | ❌ No | ❌ NO |
| Pedido 4 | 25/05 | 26/05 | ❌ No | 30 | 25 | ❌ No | ❌ NO |
| Pedido 5 | 30/05 | 30/05 | ✅ Sí | 80 | 80 | ✅ Sí | ✅ SÍ |
Pedidos OTIF: Pedido 1 y Pedido 5 → 2 pedidos
5 pedidos
(Pedidos OTIF ÷ Total pedidos) × 100 = (2 ÷ 5) × 100 = 40%
Interpretación: Solo el 40% de los pedidos fueron perfectos. Es un proveedor poco fiable. Si el OTIF es bajo, tienes que buscar alternativas o presionar para que mejore.
KPI #5: Tasa de Rechazos – ¿Cuánto de lo que llega está mal?
📘 EJEMPLO PASO A PASO: El proveedor que manda productos defectuosos
Escenario: Compras 1.000 tornillos a un proveedor. Al recibirlos, el almacén revisa una muestra y encuentra que 15 tornillos están oxidados o con rosca mal hecha.
En este caso, 15 tornillos están mal.
1.000 tornillos
(15 ÷ 1.000) × 100 = 1,5%
Interpretación: El 1,5% de los productos están mal. Dependiendo del tipo de producto, puede ser aceptable o no. Para tornillos, quizás sí; para componentes médicos, sería inaceptable.
KPI #6: Lead Time – ¿Cuánto tardan en servirte?
📘 EJEMPLO PASO A PASO: El tiempo de espera
Lead Time es el tiempo que pasa desde que haces el pedido hasta que recibes la mercancía.
Escenario: Has hecho 4 pedidos a un proveedor en el último año. Anotaste las fechas:
| Pedido | Fecha pedido | Fecha recepción | Lead time (días) |
|---|---|---|---|
| Pedido 1 | 01/01 | 10/01 | 9 días |
| Pedido 2 | 01/03 | 15/03 | 14 días |
| Pedido 3 | 01/06 | 12/06 | 11 días |
| Pedido 4 | 01/09 | 10/09 | 9 días |
9 + 14 + 11 + 9 = 43 días
43 ÷ 4 = 10,75 días
Interpretación: De media, este proveedor tarda 11 días en servirte. Si necesitas urgencias, quizás necesitas un proveedor más rápido.
⚙️ GRUPO 3: KPIs de PROCESOS INTERNOS (¿Eres rápido y eficiente?)
KPI #7: Tiempo de Ciclo de Compra – ¿Cuánto tardas tú en comprar?
📘 EJEMPLO PASO A PASO: Desde que alguien pide hasta que tú pides al proveedor
Escenario: El departamento de marketing pide 5 portátiles. Tú tienes que procesar esa solicitud hasta que emites la orden de compra. Anotamos las fechas:
| Orden | Fecha requisición (solicitud) | Fecha orden de compra | Tiempo ciclo (días) |
|---|---|---|---|
| OC-001 | 01/05 | 04/05 | 3 días |
| OC-002 | 03/05 | 08/05 | 5 días |
| OC-003 | 10/05 | 12/05 | 2 días |
3 + 5 + 2 = 10 días
10 ÷ 3 = 3,33 días
Interpretación: Tardas unos 3 días en procesar una compra. Si quieres mejorar, intenta reducir a 2 días.
KPI #8: Cumplimiento del Presupuesto – ¿Te estás pasando?
📘 EJEMPLO PASO A PASO: Comparando lo previsto con lo real
Escenario: A principios de año, la empresa asignó un presupuesto de 100.000€ para compras en el primer trimestre. Al terminar el trimestre, ves que has gastado 105.000€.
105.000€
100.000€
(105.000 ÷ 100.000) × 100 = 105%
Interpretación: Has gastado un 5% más de lo presupuestado. Eso es una desviación desfavorable. Tienes que investigar por qué (¿subieron los precios? ¿compraste más de lo previsto?) y corregirlo.
📊 Ejemplo de Dashboard Paso a Paso (Cómo verlo todo junto)
Ahora que sabes calcular cada KPI, necesitas una forma de verlos todos juntos para tomar decisiones. Eso es un dashboard.
📋 Dashboard de Compras – Empresa Ejemplo S.A. (Mayo 2026)
| KPI | ¿Qué mide? | Objetivo | Resultado | Estado | ¿Qué hacer? |
|---|---|---|---|---|---|
| Ahorro | Dinero ahorrado | 50.000 € | 62.000 € | ✓ Excelente | Mantener estrategia |
| TCO | Costo real a largo plazo | Reducir 5% | -4,2% | ⚠ Cerca | Revisar compras con mayor TCO |
| OTIF | Entregas perfectas | 95% | 92% | ⚠ Atención | Reunirse con proveedores que fallan |
| Lead Time | Tiempo de espera | 10 días | 12 días | 🔴 Crítico | Buscar proveedores alternativos |
| Tiempo de ciclo | Tu rapidez | 4 días | 3,5 días | ✓ Bueno | Mantener |
| Presupuesto | Cumplimiento | 100% | 103% | ⚠ Desviación | Analizar causas del sobrecoste |
🔍 Análisis del jefe de compras:
- El ahorro va genial, seguimos así.
- Pero los proveedores están fallando (OTIF bajo y lead time alto). Tengo que llamar a los que peor están.
- Me he pasado de presupuesto. ¿Fue por las urgencias? Habrá que ajustar el próximo mes.
🎯 Conclusión: Empieza con 3 KPIs y luego crece
Si eres nuevo en esto, no intentes medir los 11 a la vez. Te saturarás. Empieza con 3 KPIs básicos:
- 💰 Ahorro en compras – Para demostrar que aportas valor.
- 🤝 OTIF – Para saber si tus proveedores cumplen.
- ⚙️ Tiempo de ciclo – Para ver si eres rápido.
Cuando domines esos, añade el TCO, luego la tasa de rechazos, y así sucesivamente. Lo importante es empezar a medir. Porque lo que no se mide, no se puede mejorar.
Acción para mañana: Abre un Excel y apunta:
- Una compra que hayas hecho: precio referencia vs precio pagado → calcula ahorro.
- Revisa 5 pedidos de tu proveedor principal y calcula OTIF.
- Mide cuánto tardaste desde que te pidieron hasta que compraste.
¡Ya estarás midiendo KPIs! El resto vendrá solo.
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