Proceso de Compras: Guía para Optimizar tu Gestión desde Cero

Todo comienza con una requisición de compra (también llamada solicitud de compra). Es un documento interno, generalmente generado por un empleado o departamento, que indica qué se necesita, en qué cantidad, para cuándo y con qué especificaciones. La requisición formaliza la necesidad y activa todo el proceso. Puede ser en papel, pero lo ideal es que sea electrónica a través de un ERP.

No todas las requisiciones se convierten automáticamente en compras. Deben ser aprobadas por la persona con autoridad y presupuesto (generalmente el jefe del solicitante o el responsable de presupuesto). Este paso evita compras innecesarias, verifica que hay presupuesto y asegura que la necesidad está justificada. Dependiendo del importe, pueden requerirse múltiples aprobaciones.

Con la requisición aprobada, el comprador debe buscar proveedores. Para ello, envía una solicitud de cotización (Request for Quotation - RFQ) a varios proveedores potenciales. En este documento se detallan las especificaciones, cantidades, plazos y condiciones comerciales solicitadas. Las políticas de la empresa suelen exigir un número mínimo de cotizaciones (por ejemplo, 3) en función del importe.

Una vez recibidas las cotizaciones, llega el momento de la evaluación. No solo se compara el precio, sino también el plazo de entrega, las condiciones de pago, la garantía, los costes de envío y la reputación del proveedor. A veces, la oferta más barata no es la mejor si el plazo es demasiado largo o la calidad es dudosa. Se puede usar una matriz de puntuación para ser objetivos.

La orden de compra (OC) es el documento legal que formaliza el pedido. En ella se detallan los productos, cantidades, precios acordados, plazos, dirección de entrega y condiciones. La OC se envía al proveedor seleccionado y es el punto de partida para el seguimiento y la posterior facturación. Es esencial que tenga un número único para su trazabilidad.

El proveedor, al recibir la OC, debe confirmar que acepta el pedido en las condiciones indicadas. Esta confirmación puede ser automática (si el proveedor tiene integración) o mediante un documento de "confirmación de pedido". Este paso cierra el círculo: ambas partes están alineadas y el pedido queda oficialmente registrado.

Una vez emitida la OC y confirmada, no hay que cruzarse de brazos. El seguimiento del pedido (expediting) consiste en monitorizar que el proveedor cumple con los plazos acordados. Se contacta con el proveedor para verificar el estado, se resuelven incidencias y, si es necesario, se toman medidas correctivas (como recordatorios o escalados). Es especialmente crítico para pedidos urgentes o estratégicos.

Cuando llega el pedido, el almacén o el destinatario debe verificar que la mercancía recibida coincide con la orden de compra y el albarán del proveedor. Se comprueban cantidades, estado (sin golpes) y, si es posible, calidad básica. Si hay discrepancias (faltan productos, llegan rotos, no es el modelo correcto), se deben documentar y notificar inmediatamente a compras para gestionar la incidencia con el proveedor.

Este paso es clave para la conciliación y el pago. Cuando llega la factura del proveedor, el departamento de compras o finanzas debe cotejarla con la orden de compra y el albarán de recepción. Es el conocido proceso de tres vías: OC, albarán y factura deben coincidir en productos, cantidades y precios. Si hay diferencias, se debe resolver antes de autorizar el pago.

El ciclo no termina con el pago. El cierre de la compra implica archivar toda la documentación (requisición, OC, albarán, factura) para futuras auditorías. Además, es el momento de evaluar al proveedor en este pedido: ¿cumplió los plazos? ¿La calidad fue la esperada? ¿Hubo incidencias? Esta evaluación alimenta la base de datos de proveedores y sirve para futuras decisiones.