Descubra estrategias efectivas de gestión de proveedores

Buscar forjar relaciones duraderas basadas en la confianza y transparencia

La gestión de proveedores no se trata solo de transacciones puntuales, sino de construir relaciones a largo plazo basadas en la confianza mutua y la transparencia. Cuando confías en tus proveedores y ellos confían en ti, la colaboración se vuelve más fluida, la resolución de problemas más eficiente y se abren oportunidades para el crecimiento conjunto.

En tu trabajo, cumple tus promesas, sé honesto en tus comunicaciones y demuestra que valoras la relación con tus proveedores. La confianza se construye con el tiempo y con acciones consistentes.

Construir relaciones sólidas con proveedores como elemento clave

Una relación sólida con un proveedor va más allá de un buen contrato. Implica conocer a las personas con las que trabajas, entender sus desafíos y celebrar sus éxitos. Cuando tienes una buena relación personal, es más fácil resolver problemas, negociar condiciones favorables y trabajar juntos hacia objetivos comunes.

Intenta reunirte ocasionalmente con tus proveedores en persona (si es posible), invítalos a eventos de tu empresa o simplemente tómate un tiempo para conversar de manera informal. Estas pequeñas acciones pueden fortalecer significativamente la relación.

Crear un ambiente amigable y ofrecer respeto por la experiencia del proveedor durante la negociación

La negociación no tiene por qué ser un enfrentamiento. Crear un ambiente amigable y mostrar respeto por la experiencia y el conocimiento de tu proveedor puede facilitar mucho el proceso y llevar a resultados más positivos para ambas partes. Reconoce su experiencia en el mercado y valora sus aportaciones.

Al negociar, escucha atentamente sus argumentos, haz preguntas constructivas y busca soluciones que tengan sentido para ambos. Un ambiente de respeto mutuo fomenta la colaboración y la creatividad.

Centralizar operaciones con un proveedor para fortalecer la relación comercial y demostrar lealtad

Si tienes varios proveedores para un mismo tipo de producto o servicio, considera la posibilidad de centralizar tus operaciones con uno de ellos, especialmente si su desempeño ha sido satisfactorio. Esto te permite aumentar tu volumen de compra, fortalecer la relación comercial y, a menudo, obtener mejores condiciones a cambio de tu lealtad.

En tu trabajo, analiza tu base de proveedores y evalúa si consolidar compras con algunos de ellos podría generar beneficios en términos de costos, eficiencia y relación a largo plazo.

Determinar si comparten valores y filosofías de trabajo (Cultura en el Modelo 10C) para relaciones más fluidas y duraderas

El "Modelo 10C" es un marco que considera varios aspectos para evaluar y gestionar las relaciones con los proveedores. Uno de ellos es la "Cultura", que se refiere a si ambas empresas comparten valores, ética y filosofías de trabajo similares. Una alineación cultural facilita la comunicación, la colaboración y la resolución de conflictos, lo que lleva a relaciones más fluidas y duraderas.

Al seleccionar un nuevo proveedor o al fortalecer una relación existente, considera si su cultura empresarial es compatible con la tuya. ¿Comparten los mismos valores en cuanto a calidad, innovación, sostenibilidad o servicio al cliente?

Tratar a los demás como te gustaría que te trataran para mejorar la comunicación

Esta regla de oro aplica en todos los ámbitos de la vida, incluyendo la gestión de proveedores. Trata a tus proveedores con el mismo respeto, cortesía y profesionalismo que esperas recibir de ellos. Una actitud positiva y empática puede marcar una gran diferencia en la calidad de la comunicación y en la solidez de la relación.

Sé puntual en tus reuniones, responde a sus consultas de manera oportuna y sé considerado con sus tiempos y procesos. Un trato justo y respetuoso fomenta una relación de colaboración y confianza.

Estrategias y Tácticas de Negociación

La negociación es una habilidad fundamental en la gestión de proveedores. No se trata solo de regatear precios, sino de utilizar estrategias y tácticas efectivas para alcanzar acuerdos que beneficien a tu empresa sin dañar la relación a largo plazo.

La negociación va más allá de cifras y contratos

Aunque los precios y los términos contractuales son importantes, la negociación abarca mucho más. Se trata de entender las necesidades de ambas partes, encontrar soluciones creativas y construir un acuerdo que sea beneficioso para ambos a largo plazo. Considera aspectos como la calidad, los plazos de entrega, el servicio postventa y la colaboración en proyectos futuros.

En tu trabajo, al negociar un contrato, no te enfoques únicamente en el precio por unidad. Analiza el valor total de la propuesta, incluyendo la calidad, la confiabilidad del proveedor y los posibles beneficios a largo plazo de la relación.

Negociar desde un punto de vista informado para alcanzar el convenio más beneficioso

Como mencionamos en la sección de preparación, la información es poder en la negociación. Cuanto más sepas sobre tu proveedor, el mercado y tus propias necesidades, mejor posicionado estarás para negociar un acuerdo favorable. Utiliza la información que recopilaste durante la fase de investigación para respaldar tus argumentos y encontrar puntos de apalancamiento.

Si sabes que tu proveedor tiene capacidad ociosa o que está buscando expandirse a tu mercado, puedes utilizar esta información para negociar mejores precios o condiciones.

Ser consciente de las debilidades del proveedor como estrategia de reducción de costos para obtener condiciones favorables

Conocer las debilidades de tu proveedor (sin ser explotador ni desleal) puede ser una estrategia para obtener condiciones más favorables. Por ejemplo, si sabes que un proveedor está pasando por dificultades financieras, podrías negociar plazos de pago más largos a cambio de un descuento. Sin embargo, es importante actuar con ética y considerar el impacto a largo plazo en la relación.

En tu trabajo, si identificas una debilidad en tu proveedor, como una baja utilización de su capacidad productiva, podrías proponer un aumento de volumen a cambio de una reducción de precio por unidad.

Negociar sobre una base real encontrando soluciones prácticas a problemáticas

La negociación efectiva se centra en encontrar soluciones prácticas a los problemas y necesidades de ambas partes. En lugar de adoptar una postura inflexible, busca alternativas creativas que puedan satisfacer los intereses de ambos.

Por ejemplo, si tu proveedor tiene dificultades para cumplir con un plazo de entrega ajustado, podrías ofrecerle flexibilidad en las cantidades a cambio de un compromiso firme con la fecha límite.

Aprovechar el volumen para negociar con proveedores descuentos o mejores términos

Si tu empresa realiza compras significativas a un proveedor, puedes utilizar tu volumen de compra como una palanca para negociar descuentos por cantidad, tarifas escalonadas o plazos de pago extendidos.

Comprometerse con volúmenes más grandes proporciona certeza de ingresos al proveedor, motivando precios más competitivos

Al comprometerte con volúmenes de compra mayores y consistentes, le ofreces a tu proveedor una mayor seguridad en sus ingresos, lo que puede motivarlos a ofrecerte precios más competitivos o mejores condiciones contractuales.

En tu trabajo, si prevés un aumento en la demanda de tus productos, podrías negociar con tus proveedores un acuerdo de compra a largo plazo con precios preferenciales a cambio de tu compromiso de volumen.

Estar en posición sólida para negociar descuentos por cantidad, tarifas escalonadas o plazos de pago extendidos/personalizados

Un alto volumen de compra te da poder de negociación para solicitar descuentos por cantidad (cuanto más compras, menor es el precio unitario), tarifas escalonadas (precios que varían según los rangos de cantidad) o plazos de pago más largos o personalizados que se ajusten mejor a tu flujo de caja.

Por ejemplo, podrías negociar un descuento del 5% si tus compras anuales superan un cierto umbral, o solicitar un plazo de pago de 90 días en lugar de los 30 habituales.

Analizar el valor total que te brinda el acuerdo y no solamente el precio

Como mencionamos antes, el precio es importante, pero no lo es todo. Al negociar, considera el valor total que te ofrece el acuerdo, incluyendo la calidad del producto o servicio, la confiabilidad del proveedor, el servicio al cliente, los plazos de entrega, la garantía y cualquier otro beneficio adicional. A veces, pagar un poco más puede valer la pena si obtienes un valor significativamente mayor.

En tu trabajo, al comparar ofertas de diferentes proveedores, elabora una tabla que incluya todos los aspectos relevantes más allá del precio, como la calidad, el soporte técnico y la reputación del proveedor.

Sé flexible y abierto para cerrar una negociación que sea mutuamente beneficiosa

La negociación exitosa a menudo requiere flexibilidad y la voluntad de ceder en algunos puntos para lograr un acuerdo que satisfaga las necesidades de ambas partes. Mantén una mente abierta, escucha las propuestas de tu proveedor y busca soluciones creativas que puedan generar un beneficio mutuo.

En lugar de aferrarte rígidamente a tu posición inicial, explora diferentes opciones y considera los posibles puntos de encuentro. Un acuerdo donde ambas partes sienten que han ganado es más probable que conduzca a una relación duradera.

Negociar los términos de pago que se adecúen a ambas partes

Los términos de pago son un aspecto crucial de cualquier acuerdo con un proveedor. Negociar condiciones que se ajusten a las necesidades de flujo de caja de ambas partes puede fortalecer la relación y evitar problemas futuros.

Buscar un sistema de pagos que se ajuste a las necesidades de tu negocio y del proveedor

Considera diferentes opciones de pago, como pagos por adelantado (a cambio de un descuento), pagos parciales, pagos contra entrega o pagos a plazos. Busca un sistema que funcione para ambos, teniendo en cuenta tus ciclos operativos y los del proveedor.

En tu trabajo, si tienes un ciclo de producción largo, podrías negociar pagos parciales a medida que se alcanzan ciertos hitos en el proyecto.

Entender los plazos de cobro habituales y costos financieros del proveedor

Es útil entender los plazos de cobro habituales de tu proveedor y los costos financieros asociados a los diferentes métodos de pago. Esto te permitirá negociar de manera más informada y encontrar soluciones que sean justas para ambos.

Por ejemplo, si sabes que tu proveedor tiene costos financieros elevados por pagos tardíos, podrías ofrecerte a pagar más rápido a cambio de un pequeño descuento.

Explicar los motivos de tus preferencias y escuchar atentamente las preocupaciones del proveedor

Al negociar los términos de pago, explica claramente los motivos de tus preferencias y escucha atentamente las preocupaciones de tu proveedor. Un diálogo abierto y honesto puede ayudar a encontrar un punto medio que funcione para ambos.

Por ejemplo, si prefieres un plazo de pago más largo debido a tus propios ciclos de cobro, explica esta situación a tu proveedor y busca una solución que no afecte negativamente su flujo de caja.

Considerar opciones de pago que se ajusten a sus necesidades (pagos escalonados, alineación con ciclos operativos)

Así como tú tienes tus propias necesidades de flujo de caja, tu proveedor también las tiene. Considera opciones de pago que se ajusten a sus necesidades, como pagos escalonados (pagos más grandes al principio para cubrir sus costos iniciales) o pagos alineados con sus ciclos operativos.

Si tu proveedor tiene un negocio estacional, podrías negociar pagos que se ajusten a sus períodos de mayor actividad.

Llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes y documentarlo

El objetivo final de la negociación debe ser alcanzar un acuerdo que sea justo y beneficioso para ambas partes. Una vez que se llega a un entendimiento, es fundamental documentar todos los términos y condiciones en un contrato claro y detallado para evitar malentendidos futuros.

En tu trabajo, asegúrate de que todos los aspectos acordados durante la negociación (precios, plazos, calidad, condiciones de pago, etc.) queden por escrito en el contrato. Revisa cuidadosamente el documento antes de firmarlo y asegúrate de que refleje fielmente lo acordado.

Selección y Evaluación de Proveedores

Elegir a los proveedores adecuados es una decisión estratégica que puede tener un impacto significativo en el éxito de tu empresa. Un proceso de selección riguroso y una evaluación continua son fundamentales para mitigar riesgos y asegurar un suministro confiable y de calidad.

La evaluación y selección de proveedores como procesos clave para prevenir riesgos asociados a terceros

Seleccionar cuidadosamente a tus proveedores y evaluar su desempeño de manera continua te ayuda a prevenir una serie de riesgos, como problemas de calidad, retrasos en las entregas, incumplimiento de contratos, riesgos financieros o incluso riesgos reputacionales.

En tu trabajo, considera la selección y evaluación de proveedores como una parte integral de tu estrategia de gestión de riesgos. Un proveedor deficiente puede generar problemas en tu cadena de suministro y afectar negativamente a tus clientes.

El proceso de selección de proveedores generalmente consta de cuatro fases: Establecer criterios, Búsqueda, Evaluar según criterios, Selección

El proceso de selección de proveedores suele seguir una serie de etapas lógicas:

1. Establecer criterios: Definir los requisitos y las prioridades para el proveedor ideal.
2. Búsqueda: Identificar posibles proveedores que puedan cumplir con esos criterios.
3. Evaluar según criterios: Analizar a los proveedores identificados en función de los criterios establecidos.
4. Selección: Elegir al proveedor que mejor se ajuste a tus necesidades.

En tu trabajo, sigue estas fases de manera sistemática al buscar nuevos proveedores. Esto te ayudará a tomar una decisión informada y a seleccionar al socio adecuado.

Cada organización requiere ajustar su modelo a sus características y necesidades

No existe un modelo único de selección de proveedores que funcione para todas las empresas. Cada organización debe adaptar el proceso a sus propias características, necesidades, industria y estrategia. Los criterios de selección para una pequeña empresa pueden ser diferentes a los de una gran corporación.

Considera los factores específicos de tu empresa al diseñar tu proceso de selección de proveedores. ¿Qué es lo más importante para ti en un proveedor? ¿Cuáles son tus mayores riesgos?

Establecer criterios de evaluación

El primer paso crucial es definir los criterios que utilizarás para evaluar a los posibles proveedores. Estos criterios deben estar alineados con tus objetivos empresariales y deben cubrir tanto aspectos esenciales como la calidad y el precio, así como otros factores importantes como la sostenibilidad y la cultura.

Basados en una combinación de criterios esenciales de selección y evaluación de riesgos

Tus criterios de evaluación deben incluir tanto los aspectos básicos de selección (como la capacidad técnica, la calidad de los productos o servicios y el precio) como los criterios de evaluación de riesgos (como la estabilidad financiera, la reputación y el cumplimiento normativo).

Al definir tus criterios, piensa en los posibles riesgos asociados a cada proveedor y asegúrate de incluirlos en tu evaluación.

Deben respaldar la misión, ética y objetivos de tu empresa (competencia técnica, calidad, costo, finanzas, comunicación, RSC, cultura)

Tus criterios de evaluación deben reflejar los valores, la ética y los objetivos estratégicos de tu empresa. Considera aspectos como la competencia técnica del proveedor, la calidad de sus productos o servicios, el costo, su salud financiera, su capacidad de comunicación, su responsabilidad social corporativa (RSC) y su cultura empresarial.

Si tu empresa tiene un fuerte compromiso con la ética y la sostenibilidad, asegúrate de que estos aspectos sean criterios importantes en tu evaluación de proveedores.

Considerar los criterios más importantes para los objetivos de tu empresa y el sector

No todos los criterios tienen la misma importancia. Identifica cuáles son los criterios más críticos para el logro de tus objetivos empresariales y para el éxito en tu sector. Por ejemplo, en la industria farmacéutica, la calidad y el cumplimiento normativo serán criterios primordiales.

Prioriza tus criterios de evaluación y asigna ponderaciones diferentes a cada uno según su importancia para tu negocio.

Utilizar una lista de verificación de criterios de evaluación

Una lista de verificación o un formulario de evaluación estandarizado te ayudará a evaluar a los diferentes proveedores de manera consistente y objetiva, asegurando que todos sean comparados bajo los mismos parámetros.

En tu trabajo, crea una plantilla de evaluación que incluya todos los criterios definidos y un sistema de puntuación para cada uno. Esto facilitará la comparación entre diferentes proveedores.

Métodos de evaluación de proveedores

Existen diversos métodos que puedes utilizar para recopilar información y evaluar a tus proveedores. La combinación de diferentes métodos te dará una visión más completa y precisa.

Comercial (reputación, dominio, presencia, premios, capacidad de entrega, clientes)

Evalúa la reputación del proveedor en el mercado, su dominio en su sector, su presencia geográfica, los premios o reconocimientos que haya recibido, su capacidad para cumplir con los plazos de entrega y la calidad de sus clientes.

Investiga las referencias de otros clientes del proveedor y busca opiniones en línea para evaluar su reputación.

Técnica (estándares de cumplimiento, innovación, equipos, capacidades científicas)

Evalúa si el proveedor cumple con los estándares técnicos y normativos relevantes para tu industria. Considera su capacidad de innovación, la calidad de sus equipos e instalaciones y sus capacidades científicas o de investigación y desarrollo.

Solicita certificaciones de calidad o informes de auditoría para verificar el cumplimiento de estándares técnicos.

Registros (datos públicos, financieros, noticias del sector)

Revisa los datos públicos disponibles sobre el proveedor, como su registro mercantil, sus informes financieros y las noticias del sector que puedan afectar su desempeño o reputación.

Consulta bases de datos financieras y noticias del sector para obtener información objetiva sobre la situación del proveedor.

Antes del hecho (recopilar datos temprano, RFI/RFP)

Antes de seleccionar un proveedor, recopila información a través de solicitudes de información (RFI) y solicitudes de propuesta (RFP). Estos documentos te permiten obtener detalles sobre sus capacidades, precios y propuestas.

Utiliza las RFI para obtener información general y las RFP para solicitar propuestas detalladas y comparables.

Después del hecho (revisar primera interacción o envío, evaluar desempeño)

Una vez que hayas seleccionado un proveedor y hayas tenido la primera interacción o recibido el primer envío, evalúa su desempeño en función de los criterios establecidos. Esto te permitirá identificar posibles problemas desde el principio.

Realiza un seguimiento de los plazos de entrega, la calidad del producto o servicio y la capacidad de respuesta del proveedor en esta etapa inicial.

Evaluar según los criterios establecidos

Una vez que has recopilado la información necesaria, el siguiente paso es evaluar a los proveedores potenciales en función de los criterios que definiste previamente.

Realizar pruebas cuantitativas y cualitativas

Utiliza tanto datos cuantitativos (como precios, plazos de entrega, tasas de defectos) como datos cualitativos (como la calidad de la comunicación, la flexibilidad y la capacidad de colaboración) para evaluar a los proveedores.

Analiza los datos objetivos que has recopilado y también considera tus impresiones subjetivas y las de otros miembros de tu equipo que hayan interactuado con el proveedor.

Utilizar plantillas de evaluación que incluyan sistemas de puntuación

Como mencionamos antes, utilizar plantillas de evaluación con sistemas de puntuación te permite comparar a los proveedores de manera más objetiva y facilita la toma de decisiones. Asigna una ponderación a cada criterio según su importancia y otorga una puntuación a cada proveedor para cada criterio.

Calcula una puntuación total para cada proveedor multiplicando la puntuación de cada criterio por su ponderación y sumando los resultados. Esto te dará una visión clara de qué proveedor se ajusta mejor a tus necesidades.

 Proceso de selección final

Una vez que has evaluado a los proveedores potenciales, llega el momento de tomar la decisión final.

Elegir los principales proveedores potenciales y reunirse con ellos

Basándote en tu evaluación inicial, selecciona a los proveedores que obtuvieron las puntuaciones más altas y organiza reuniones con ellos para conocerlos mejor, aclarar dudas y discutir los detalles de una posible colaboración.

Estas reuniones son una oportunidad para evaluar su personalidad, su capacidad de comunicación y su disposición a trabajar contigo.

Tomar una decisión final basada en criterios establecidos

La decisión final debe basarse en los criterios de evaluación que definiste al principio del proceso. Considera la puntuación total de cada proveedor, tus impresiones de las reuniones y cualquier otra información relevante que hayas recopilado.

Asegúrate de documentar tu proceso de selección y los motivos de tu decisión.

Considerar herramientas tecnológicas y especialistas para optimizar la evaluación

Existen herramientas tecnológicas y software de gestión de proveedores que pueden ayudarte a optimizar el proceso de evaluación, automatizando la recopilación de datos, facilitando la comparación y generando informes. También puedes considerar la contratación de especialistas externos para que te asesoren en la selección de proveedores, especialmente si se trata de áreas complejas o de alto riesgo.

Investiga las diferentes soluciones tecnológicas disponibles y evalúa si alguna de ellas se ajusta a tus necesidades y presupuesto.

Superar la subjetividad en la toma de decisiones de selección mediante herramientas matemáticas (AHP Difuso)

En procesos de selección complejos con múltiples criterios, herramientas matemáticas como el Proceso de Jerarquía Analítica Difuso (AHP Difuso) pueden ayudar a reducir la subjetividad en la toma de decisiones.

Un modelo multicriterio para elegir la mejor alternativa

El AHP Difuso es un modelo de toma de decisiones multicriterio que permite estructurar un problema complejo en una jerarquía y comparar las diferentes alternativas (en este caso, los proveedores) en función de múltiples criterios y subcriterios. La lógica difusa se utiliza para manejar la incertidumbre y la vaguedad en las evaluaciones.

Estructurar una jerarquía (meta, criterios, subcriterios, alternativas)

El primer paso para aplicar el AHP Difuso es estructurar el problema en una jerarquía. En la parte superior se encuentra la meta (seleccionar el mejor proveedor). Luego, se definen los criterios principales (por ejemplo, costo, calidad, entrega). Cada criterio puede tener subcriterios (por ejemplo, dentro de calidad: especificaciones técnicas, durabilidad). Finalmente, en la parte inferior se encuentran las alternativas (los diferentes proveedores).

Construir matrices de comparación por pares

El siguiente paso es construir matrices de comparación por pares para cada nivel de la jerarquía. En estas matrices, se compara la importancia relativa de cada criterio con respecto a la meta, y de cada subcriterio con respecto a su criterio principal. Para comparar las alternativas con respecto a cada subcriterio, también se construyen matrices de comparación por pares. Se utiliza una escala numérica (a menudo del 1 al 9) para expresar la intensidad de la preferencia entre los elementos comparados. La lógica difusa introduce números triangulares difusos en estas comparaciones para reflejar la incertidumbre.

Obtener un vector de prioridades para determinar el proveedor mejor calificado

Una vez que se han construido todas las matrices de comparación por pares, se realizan cálculos matemáticos (que involucran la lógica difusa) para obtener un vector de prioridades para cada nivel de la jerarquía. El vector final de prioridades indica la importancia relativa de cada proveedor con respecto a la meta. El proveedor con la prioridad más alta se considera la mejor opción según los criterios definidos y las evaluaciones realizadas.

Si tu empresa enfrenta decisiones de selección de proveedores complejas, investigar sobre metodologías como el AHP Difuso podría ser beneficioso para tomar decisiones más informadas y objetivas.

Definición de requerimientos y criterios de evaluación en el proceso de selección

Es fundamental definir claramente tus requerimientos y los criterios de evaluación ANTES de comenzar la búsqueda de proveedores. Esto asegura que estás buscando los proveedores adecuados desde el principio y que la evaluación se realiza de manera consistente.

En tu trabajo, involucra a diferentes departamentos (compras, producción, calidad, etc.) en la definición de los requerimientos y criterios para asegurar que se consideran todas las perspectivas importantes.

Manejo de conflictos de interés y validación reputacional

Durante el proceso de selección, es crucial tener mecanismos para identificar y manejar posibles conflictos de interés que puedan influir en la decisión. También es importante realizar una validación exhaustiva de la reputación de los proveedores potenciales a través de referencias, investigaciones en línea y otras fuentes.

Implementa políticas claras sobre conflictos de interés y realiza una diligencia debida exhaustiva sobre la reputación de los proveedores.

Uso de comités de evaluación

Para decisiones de selección importantes, considera la formación de un comité de evaluación multidisciplinario que incluya representantes de diferentes áreas de tu empresa. Esto ayuda a garantizar una evaluación más completa y objetiva, considerando diferentes perspectivas y conocimientos.

En tu trabajo, si estás seleccionando un proveedor estratégico, involucra a personas de diferentes departamentos en el proceso de evaluación y decisión.

Verificar la calidad y validez de la información proporcionada por los proveedores

Es importante no tomar toda la información proporcionada por los proveedores al pie de la letra. Verifica la calidad y validez de sus certificaciones, referencias, datos financieros y cualquier otra información relevante.

Solicita pruebas, pide referencias y realiza auditorías si es necesario para validar la información proporcionada.

Considerar la realización de una visita al sitio del proveedor

Si es posible y relevante, considera realizar una visita a las instalaciones de los proveedores potenciales. Esto te permite evaluar de primera mano sus capacidades, sus procesos de producción, sus estándares de calidad y su cultura de trabajo.

Una visita al sitio puede proporcionar información valiosa que no se puede obtener a través de documentos o reuniones virtuales.

Gestión de Riesgos con Proveedores

La gestión de riesgos es una parte esencial de la gestión de proveedores. Identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados a tus proveedores puede proteger tu empresa de posibles interrupciones, pérdidas financieras o daños a tu reputación.

Importancia de una gestión adecuada del riesgo con los proveedores

Una gestión adecuada de los riesgos con los proveedores te permite anticipar posibles problemas, implementar planes de contingencia y minimizar el impacto negativo en tu negocio. Ignorar estos riesgos puede tener consecuencias graves.

En tu trabajo, considera la gestión de riesgos con proveedores como una inversión en la continuidad y la estabilidad de tu empresa.

Los proveedores pueden generar un impacto positivo o negativo en los resultados

Si bien una buena gestión de proveedores puede generar beneficios significativos, una mala gestión o la elección de proveedores inadecuados pueden tener un impacto negativo en tus costos, la calidad de tus productos o servicios, tus plazos de entrega y la satisfacción de tus clientes.

Reconoce el potencial impacto que tus proveedores tienen en tus resultados y dedica los recursos necesarios a su gestión.

Necesidad de garantizar transparencia y reducir riesgos inherentes a la relación

La transparencia en la comunicación y en los procesos es fundamental para construir relaciones sólidas y reducir los riesgos inherentes a la relación con los proveedores. Cuando ambas partes son abiertas y honestas, es más fácil identificar y abordar posibles problemas a tiempo.

Fomenta una cultura de transparencia con tus proveedores y establece mecanismos para la comunicación abierta y la resolución de problemas.

Identificar los tipos de riesgo en la relación con proveedores

Existen diferentes tipos de riesgos asociados a la relación con los proveedores. Es importante identificarlos para poder implementar estrategias de mitigación adecuadas.

Riesgos de calidad y cumplimiento

Estos riesgos se refieren a la posibilidad de que los productos o servicios suministrados por el proveedor no cumplan con los estándares de calidad requeridos o con las normativas y regulaciones aplicables.

Implementa controles de calidad, realiza inspecciones y solicita certificaciones para mitigar estos riesgos.

Riesgos de imagen

Estos riesgos surgen si las acciones o la reputación de tu proveedor pueden afectar negativamente la imagen de tu propia empresa. Por ejemplo, si tu proveedor incurre en prácticas laborales poco éticas o en violaciones ambientales.

Realiza una debida diligencia exhaustiva sobre la reputación de tus proveedores y asegúrate de que cumplan con los estándares éticos y de sostenibilidad que tu empresa promueve.

Riesgos financieros

Estos riesgos se relacionan con la estabilidad financiera de tu proveedor. Un proveedor con problemas económicos podría tener dificultades para cumplir con sus compromisos o incluso desaparecer, interrumpiendo tu cadena de suministro.

Analiza la salud financiera de tus proveedores y considera tener proveedores alternativos para los suministros críticos.

Riesgos de fraude, soborno y corrupción (durante la selección)

Durante el proceso de selección, existe el riesgo de fraude, soborno o corrupción por parte de los proveedores que buscan obtener un contrato.

Implementa políticas estrictas contra el fraude, el soborno y la corrupción, y establece mecanismos de control y transparencia en el proceso de selección.

Identificar a los proveedores de mayor riesgo

No todos los proveedores representan el mismo nivel de riesgo. Identifica aquellos que son más críticos para tu operación, que tienen un mayor volumen de gasto o que operan en sectores o países con mayor riesgo. Con estos proveedores, es necesario implementar medidas de gestión de riesgos más robustas.

Realiza un análisis de criticidad de tus proveedores para identificar aquellos que requieren una mayor atención en términos de gestión de riesgos.

Manejo de diferentes banderas rojas para mitigar riesgos

Estate atento a las "banderas rojas" o señales de alerta que puedan indicar un mayor riesgo asociado a un proveedor, como retrasos frecuentes, problemas de calidad recurrentes, cambios repentinos en su estructura organizativa o problemas financieros.

Implementa un sistema para identificar y dar seguimiento a estas banderas rojas y tomar medidas correctivas a tiempo.

Cómo cubrirse de los riesgos en el proceso de selección

Durante el proceso de selección, puedes tomar medidas para cubrirte de posibles riesgos, como solicitar garantías, exigir seguros de responsabilidad civil o incluir cláusulas de rescisión en los contratos.

Define claramente tus requisitos de seguro y garantías en los documentos de licitación y asegúrate de que se incluyan en los contratos.

Herramientas para identificar los riesgos

Existen diversas herramientas que puedes utilizar para identificar los riesgos asociados a tus proveedores, como análisis FODA, mapas de riesgo, matrices de probabilidad e impacto, y análisis de escenarios.

Utiliza estas herramientas para identificar de manera sistemática los posibles riesgos y evaluar su probabilidad e impacto.

Control de proveedores para evitar o minimizar los riesgos

Una vez que has identificado los riesgos, es fundamental implementar controles para evitarlos o minimizar su impacto. Estos controles pueden incluir auditorías, inspecciones, seguimiento del desempeño, establecimiento de indicadores clave de riesgo (KRI) y planes de contingencia.

Implementa un programa de control de proveedores que incluya actividades de monitoreo y evaluación continua.

El rol del gestor de riesgo y sus habilidades (duras y blandas)

El gestor de riesgos juega un papel crucial en la identificación, evaluación y mitigación de los riesgos asociados a los proveedores. Necesita tanto habilidades "duras" (conocimiento de metodologías de gestión de riesgos, análisis de datos) como habilidades "blandas" (comunicación, negociación, capacidad de influencia).

Invierte en la capacitación de tu equipo de gestión de riesgos y asegúrate de que cuenten con las habilidades necesarias para desempeñar su función de manera efectiva.

La colaboración del proveedor en la gestión del riesgo

La gestión de riesgos no es solo responsabilidad de tu empresa. Es importante involucrar a tus proveedores en este proceso, fomentando una colaboración activa para identificar y mitigar los riesgos de manera conjunta.

Comunica tus expectativas en cuanto a la gestión de riesgos a tus proveedores y trabaja con ellos para desarrollar planes de mitigación conjuntos.

Beneficios de la gestión del riesgo tanto para la empresa como para el proveedor

Una gestión eficaz de los riesgos beneficia tanto a tu empresa (al protegerla de posibles pérdidas e interrupciones) como a tus proveedores (al brindarles mayor estabilidad y previsibilidad en la relación comercial).

Comunica los beneficios de la gestión de riesgos a tus proveedores para fomentar su participación y colaboración.

Preparación para desastres y pandemias como parte de la mitigación de riesgos

Eventos inesperados como desastres naturales o pandemias pueden tener un impacto significativo en la cadena de suministro. Es fundamental incluir la preparación para este tipo de eventos en tus planes de mitigación de riesgos con proveedores.

Desarrolla planes de contingencia con tus proveedores para asegurar la continuidad del suministro en caso de desastres o pandemias. Esto puede incluir la identificación de proveedores alternativos o la implementación de planes de producción flexibles.

Monitoreo y Evaluación Continua del Desempeño del Proveedor

La gestión de proveedores no termina con la selección y la firma del contrato. Es fundamental realizar un monitoreo y una evaluación continua del desempeño de tus proveedores para asegurarte de que cumplen con tus expectativas y para identificar áreas de mejora.

Hacer un seguimiento periódico del desempeño sostenible de tus proveedores

Además del desempeño operativo (calidad, entrega, precio), es cada vez más importante realizar un seguimiento del desempeño de tus proveedores en aspectos de sostenibilidad (ambientales, sociales y de gobernanza).

Define indicadores de desempeño sostenible y realiza un seguimiento periódico del progreso de tus proveedores en estos aspectos.

Establecer un sistema de control y recogida de datos para obtener información actualizada y observar si se mantiene el rigor inicial

Implementa un sistema para recopilar datos relevantes sobre el desempeño de tus proveedores de manera regular. Esto puede incluir datos sobre la calidad de los productos o servicios, los plazos de entrega, los precios, la capacidad de respuesta y el cumplimiento de los términos contractuales.

Utiliza herramientas como hojas de cálculo, software de gestión de proveedores o sistemas ERP para facilitar la recopilación y el análisis de datos.

Evaluación del desempeño del proveedor como proceso continuo

La evaluación del desempeño no debe ser un evento aislado, sino un proceso continuo que se realiza de manera regular. Esto te permite identificar tendencias, detectar problemas a tiempo y tomar medidas correctivas.

Establece una frecuencia para la evaluación del desempeño de tus proveedores (por ejemplo, trimestral o anual) y asegúrate de cumplirla.

Medidas de desempeño como herramienta para determinar si el proveedor cumple lo esperado

Las medidas de desempeño (métricas o KPIs) son herramientas clave para evaluar si un proveedor está cumpliendo con tus expectativas. Estas medidas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos.

Define los KPIs relevantes para cada uno de tus proveedores, teniendo en cuenta la naturaleza de los productos o servicios que suministran y tus objetivos empresariales.

Crear un cuadro de mando del proveedor formalizado

Un cuadro de mando del proveedor es una herramienta visual que resume los principales KPIs y el desempeño de un proveedor en un formato fácil de entender. Esto facilita el seguimiento y la comunicación del desempeño.

Utiliza un cuadro de mando para monitorear el desempeño de tus proveedores clave y compartir los resultados con ellos de manera regular.

Seguimiento de métricas como calidad, entrega, tiempo de entrega, precio, capacidad de respuesta

Algunas métricas comunes para el seguimiento del desempeño de los proveedores incluyen la tasa de defectos (calidad), el porcentaje de entregas a tiempo (entrega), el tiempo de ciclo del pedido (tiempo de entrega), la variación de precios con respecto al presupuesto (precio) y el tiempo de respuesta a tus consultas (capacidad de respuesta).

Define las métricas más relevantes para tu negocio y realiza un seguimiento regular de ellas.

Establecer Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) específicos para cada proveedor

No todos los proveedores son iguales, por lo que es importante establecer KPIs específicos para cada uno, teniendo en cuenta la naturaleza de su suministro y su importancia para tu negocio.

Por ejemplo, el KPI para un proveedor de materias primas críticas podría ser la tasa de defectos y el tiempo de entrega, mientras que para un proveedor de servicios podría ser la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los plazos.

Utilizar encuestas a partes interesadas (departamento de compras u otros)

Además de los datos objetivos, también es útil recopilar la opinión de las diferentes partes interesadas dentro de tu empresa que interactúan con los proveedores, como el departamento de compras, producción, calidad o logística.

Realiza encuestas periódicas a estas partes interesadas para obtener una visión más completa del desempeño del proveedor.

Categorías y preguntas típicas de encuestas: Rendimiento, Entrega, Facturación, Servicio al cliente, Conocimientos

Las encuestas pueden cubrir diferentes categorías, como el rendimiento general del proveedor, la puntualidad y la fiabilidad de las entregas, la precisión y la claridad de la facturación, la calidad del servicio al cliente y el nivel de conocimiento y experiencia del proveedor en su área.

Diseña preguntas específicas y claras para cada categoría para obtener información útil y actionable.

Mantener un sistema de evaluación estratégica de proveedores

Además de la evaluación operativa del día a día, es importante mantener un sistema de evaluación estratégica de proveedores a largo plazo. Esto implica revisar periódicamente si la relación con el proveedor sigue alineada con tus objetivos estratégicos y si existen oportunidades para fortalecer la colaboración o explorar nuevas áreas.

Realiza revisiones estratégicas anuales con tus proveedores clave para discutir el desempeño a largo plazo y las perspectivas futuras.

La Matriz de Kraljic para segmentar proveedores según riesgo y valor, y definir estrategias de compra

La Matriz de Kraljic es una herramienta útil para segmentar a tus proveedores en función de dos dimensiones: el riesgo de suministro y el impacto en el beneficio. Esto te ayuda a definir estrategias de compra diferenciadas para cada segmento. Los cuatro cuadrantes son:

• No críticos: Bajo riesgo y bajo impacto. Estrategia: eficiencia administrativa.
• Cuello de botella: Alto riesgo y bajo impacto. Estrategia: asegurar el suministro y buscar alternativas.
• Estratégicos: Alto riesgo y alto impacto. Estrategia: alianzas estratégicas y colaboración estrecha.
• Apalancamiento: Bajo riesgo y alto impacto. Estrategia: explotar el poder de compra para obtener mejores condiciones.

Utiliza la Matriz de Kraljic para segmentar a tus proveedores y adaptar tu enfoque de gestión y evaluación a cada segmento.

Realizar revisiones continuas para generar alertas cuando los proveedores no cumplan con las expectativas

El monitoreo continuo del desempeño debe generar alertas automáticas cuando un proveedor no cumple con los KPIs establecidos o cuando se detectan desviaciones significativas. Esto permite tomar medidas correctivas de manera oportuna.

Configura tu sistema de monitoreo para generar alertas basadas en umbrales predefinidos para cada KPI.

Tener planes de contingencia y brindar posibles soluciones cuando surjan problemas

A pesar de los esfuerzos de monitoreo y prevención, pueden surgir problemas con los proveedores. Es fundamental tener planes de contingencia definidos y estar preparado para brindar posibles soluciones de manera proactiva.

Desarrolla planes de contingencia para los proveedores críticos y capacita a tu equipo para responder eficazmente a los problemas que puedan surgir.

Realizar un análisis post mortem si se termina una asociación