Cómo ser PRSES según UNE-EN 15635: Guía completa

La seguridad en los almacenes es fundamental, no solo para proteger la mercancía, sino también, y sobre todo, para garantizar la integridad física de los trabajadores. Un elemento crucial en este ámbito es la gestión eficiente de los equipos de almacenaje, principalmente las estanterías. La UNE-EN 15635 proporciona un marco normativo para asegurar la seguridad de estas estructuras, estableciendo la figura clave de la PRSES (Persona Responsable de la Seguridad de los Equipos de Almacenaje). Esta norma define las responsabilidades, las inspecciones y los procedimientos necesarios para minimizar riesgos. La UNE-EN 15635 no es simplemente una lista de reglas; es una guía práctica para crear un entorno de trabajo seguro y eficiente.

Este artículo profundiza en el rol de la PRSES, explorando sus responsabilidades, las prácticas recomendadas según la UNE-EN 15635, y la importancia de la formación continua. Analizaremos los aspectos clave de la gestión de riesgos, la inspección de las estanterías, y la implementación de protocolos de seguridad efectivos para asegurar el cumplimiento de la normativa. El objetivo es ofrecer una guía completa y práctica para comprender y aplicar las mejores prácticas en seguridad de equipos de almacenaje.

La Importancia de la PRSES según la UNE-EN 15635

La figura de la PRSES es fundamental para la correcta aplicación de la norma UNE-EN 15635. Esta persona es la responsable última de la seguridad de las estanterías y, por extensión, de todo lo que ello implica: la seguridad de los empleados, la integridad de la mercancía y la eficiencia operativa del almacén. Su rol trasciende la simple inspección; incluye la planificación, la formación y la gestión de riesgos. La PRSES debe tener un conocimiento profundo de las normas de seguridad, de las características específicas de las estanterías del almacén, y de los procedimientos operativos. Por ejemplo, la PRSES debe entender cómo los diferentes tipos de carga y los métodos de almacenamiento pueden afectar la integridad estructural de las estanterías.

La UNE-EN 15635 enfatiza la necesidad de inspecciones regulares. La PRSES, por lo tanto, debe diseñar e implementar un plan de inspección que incluya chequeos regulares, documentando meticulosamente cada hallazgo. Además, es responsable de comunicar cualquier riesgo identificado y de coordinar las acciones correctivas necesarias. Finalmente, es la PRSES quien se asegura de que el personal esté capacitado para operar las estanterías de forma segura y según las normas establecidas.

Una PRSES eficaz anticipa problemas. No se limita a reaccionar ante incidentes, sino que proactivamente identifica y mitiga riesgos potenciales. Esto puede incluir la revisión de los procedimientos de manejo de materiales, la implementación de medidas de control y la evaluación del riesgo de apilamiento. Un programa de capacitación para todos los empleados es también crucial, incluyendo una comprensión de las señales de alerta de daños en las estanterías, así como de los procedimientos de respuesta a emergencias.

La UNE-EN 15635 destaca la importancia del trabajo colaborativo. La PRSES debe interactuar con los proveedores de las estanterías, con los equipos de mantenimiento y, crucialmente, con los trabajadores del almacén. Esta colaboración ayuda a construir un sistema de seguridad robusto y efectivo, donde todos los actores juegan un papel esencial.

Inspecciones y Mantenimiento de Estanterías según la UNE-EN 15635

Las inspecciones periódicas son la piedra angular de un sistema de seguridad efectivo para las estanterías de almacenamiento, según la UNE-EN 15635. La PRSES es responsable de establecer un programa de inspecciones regulares, al menos semanalmente, para evaluar el estado de las estanterías. Estas inspecciones no deben ser superficiales; deben ser exhaustivas, abarcando cada componente de las estanterías: vigas, montantes, largueros, bases, etc. Se deben buscar señales de daño, como abolladuras, grietas, deformaciones, corrosión o piezas sueltas.

La UNE-EN 15635 recomienda un sistema de codificación por colores para facilitar la gestión de las reparaciones. Un sistema común utiliza verde para indicar que la estantería está en perfecto estado, ámbar para indicar que se requiere una reparación menor, y rojo para indicar una condición peligrosa que requiere acción inmediata y la paralización del uso de la estantería hasta su reparación.

El mantenimiento preventivo es tan importante como el mantenimiento correctivo. La PRSES debe establecer un programa de mantenimiento que incluya lubricación de componentes, revisión de fijaciones y reparaciones menores antes de que se conviertan en problemas mayores. Esto ayuda a extender la vida útil de las estanterías y reduce los riesgos de accidentes. Además, el programa de mantenimiento debe incluir el seguimiento de los trabajos realizados, con registros actualizados y fácilmente accesibles. Por ejemplo, se pueden utilizar hojas de cálculo o software especializado para registrar cada inspección, identificando las áreas problemáticas y las acciones tomadas para solucionarlas.

Es fundamental documentar cada inspección minuciosamente. Esto implica registrar la fecha, la hora, el nombre del inspector y las observaciones detalladas. Las fotos pueden ser una herramienta útil para documentar daños o deficiencias. Esta documentación servirá como prueba del cumplimiento de la norma UNE-EN 15635 y será crucial en caso de accidentes o incidentes. Una buena documentación permite un análisis de las tendencias de los problemas, lo que ayuda a identificar las áreas de mejora en la gestión de la seguridad de los equipos de almacenaje.

La formación del personal de almacén es clave. La PRSES debe capacitar a los empleados para que identifiquen señales de alerta en las estanterías, y para que informen cualquier daño o deficiencia observada inmediatamente a la PRSES. La formación debe cubrir los procedimientos de seguridad, el manejo adecuado de la carga y el uso correcto de los equipos de almacenaje. También es importante involucrar al personal en el proceso de inspección, fomentando su participación activa en la cultura de seguridad del almacén.

El Sistema de Codificación por Colores y la Gestión de Reparaciones

El sistema de codificación por colores es una herramienta eficiente para gestionar las reparaciones de estanterías. Como indica la UNE-EN 15635, es una forma visual y sencilla de comunicar el estado de las estanterías y priorizar las acciones correctivas. Un sistema típico emplea tres colores:

• Verde: Indica que la estantería está en perfecto estado y no requiere ninguna acción.
• Ámbar: Señala la necesidad de reparaciones menores.
• Rojo: Indica un problema grave que requiere una acción inmediata. La estantería debe ser retirada del servicio hasta que se realice la reparación.

Cada etiqueta de color debe estar asociada a una ficha de registro detallada con información sobre el daño detectado, su ubicación exacta en la estantería y la fecha de la inspección. De esta manera, es posible llevar un control exhaustivo de todas las reparaciones realizadas. Se recomienda que la PRSES supervise el proceso de reparación, asegurando que se realicen según los estándares de seguridad y calidad, incluyendo el correcto uso de materiales y técnicas. El uso del sistema de codificación por colores simplifica la comunicación y reduce el riesgo de accidentes.

El proceso debe incluir un registro preciso de todas las reparaciones, incluyendo la descripción del daño, las acciones correctivas tomadas, la fecha de la reparación y el nombre del técnico o persona responsable. Un sistema eficiente para gestionar estas reparaciones puede usar software de gestión de mantenimiento o incluso una hoja de cálculo con un formato adecuado. La información debe estar fácilmente accesible para la PRSES y otros empleados relevantes. Además, el sistema de registro debe permitir el seguimiento de la vida útil de las estanterías.

Un mantenimiento regular es crucial. Incluso las estanterías en buen estado requieren un mantenimiento rutinario para prevenir problemas futuros. Este mantenimiento puede incluir la lubricación de partes móviles, la revisión de las uniones y la comprobación de la estabilidad de la estructura. La PRSES debe coordinar este mantenimiento, asegurándose de que se realice de manera eficiente y conforme a las especificaciones del fabricante.

Formación y Capacitación del Personal según la UNE-EN 15635

La formación del personal es esencial para el éxito del sistema de seguridad de equipos de almacenaje. La UNE-EN 15635 subraya la necesidad de que todos los empleados que trabajen en el almacén reciban una capacitación adecuada sobre la seguridad de las estanterías, incluyendo procedimientos para reportar daños, manejo seguro de materiales y conocimiento de las señales de alerta.

La PRSES juega un rol fundamental en la planificación e impartición de esta formación. Esto incluye desarrollar programas de capacitación que cubran todos los aspectos relevantes de la seguridad en las estanterías. La formación no debe ser una sesión única; debe ser un proceso continuo que se adapte a los cambios en el almacén o en los procedimientos de trabajo. El entrenamiento del personal debe ser documentado exhaustivamente, incluyendo los nombres de los empleados formados, la fecha de la capacitación y el contenido del curso.

La capacitación debe incluir no sólo información teórica, sino también prácticas. Los empleados deben tener la oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos en situaciones simuladas, o mediante observación de profesionales cualificados. Se deben establecer mecanismos claros para que los empleados puedan formular preguntas y resolver dudas sobre la seguridad en el almacén.

Para que la formación sea eficaz, debe ser interactiva y estar adaptada a las necesidades específicas del almacén. La utilización de recursos visuales, como vídeos, infografías o simulaciones, puede aumentar la comprensión y el interés por parte de los participantes. La PRSES debe evaluar regularmente la eficacia de los programas de capacitación, solicitando feedback a los empleados y realizando ajustes cuando sea necesario. Por ejemplo, si se detectan problemas recurrentes en un área en concreto, se puede reforzar la formación en ese ámbito específico.

Es esencial que los empleados se sientan comprometidos con la seguridad. La PRSES debe promover una cultura de seguridad en el almacén, donde todos los empleados se sientan responsables de su propia seguridad y de la seguridad de sus compañeros. Se pueden implementar mecanismos para estimular la participación activa de los empleados en la identificación de riesgos y en la propuesta de mejoras. La comunicación es fundamental; los empleados deben tener canales abiertos para comunicar cualquier preocupación o problema relacionado con la seguridad de las estanterías.

Auditorías Internas y Externas: Un Pilar de la UNE-EN 15635

La UNE-EN 15635 no solo se centra en las inspecciones diarias, sino también en la realización de auditorías periódicas, tanto internas como externas. Estas auditorías son vitales para evaluar la efectividad del sistema de gestión de seguridad implantado por la PRSES y para asegurar el cumplimiento de la norma. Las auditorías internas, dirigidas por la PRSES, permiten evaluar la eficacia del plan de inspección, el sistema de codificación de colores, los registros mantenidos y el cumplimiento de los procedimientos establecidos. Estas auditorías también ayudan a identificar áreas de mejora y a proponer soluciones para problemas específicos.

Las auditorías externas, realizadas por auditores independientes, ofrecen una perspectiva objetiva sobre el sistema de seguridad. Permiten verificar que el sistema esté en cumplimiento con la UNE-EN 15635 y que los procedimientos se implementen correctamente. Los resultados de estas auditorías deben ser documentados, incluyendo los hallazgos, las recomendaciones y las acciones correctivas que se han implementado. Estas auditorías son cruciales para la mejora continua del sistema de gestión de seguridad y la garantía de un entorno de trabajo seguro para el personal.

Las auditorías internas deben ser programadas de forma regular, y los resultados deben ser revisados por la dirección del almacén para asegurar que se toman las acciones necesarias. La PRSES debe desarrollar un plan de auditoría interno que defina los alcances de la auditoría, la frecuencia de las evaluaciones y los criterios para la evaluación. Las auditorías deben ser exhaustivas, revisando todos los aspectos del sistema de seguridad, incluyendo los procedimientos de inspección, el mantenimiento de los registros y la formación del personal.

Las auditorías externas, por otro lado, deben ser realizadas por auditores cualificados con experiencia en la gestión de la seguridad de equipos de almacenaje y con un conocimiento profundo de la UNE-EN 15635. El informe de auditoría externa debe ser detallado y debe incluir una evaluación completa del sistema de gestión de seguridad, identificando tanto los aspectos positivos como las áreas de mejora. Este informe debe ser revisado por la dirección y se deben implementar las acciones correctivas necesarias para resolver las deficiencias.

Es esencial que la PRSES colabore plenamente con los auditores tanto internos como externos. Esto incluye proporcionarles toda la información que necesiten y facilitar el acceso a los registros y documentos pertinentes. La transparencia y la colaboración contribuyen a la eficacia de las auditorías y a la mejora continua del sistema de gestión de seguridad.

La Gestión de Riesgos y la Prevención de Accidentes

La gestión de riesgos es una parte integral del rol de la PRSES según la UNE-EN 15635. No se trata solo de reaccionar ante incidentes, sino de identificar, evaluar y mitigar riesgos potenciales antes de que ocurran. Esto requiere un análisis profundo de las actividades realizadas en el almacén, incluyendo el manejo de materiales, el uso de equipos de almacenaje y los procesos operativos. La PRSES debe identificar los posibles peligros relacionados con las estanterías, tales como el colapso de la estructura, el aplastamiento por caída de objetos, y lesiones causadas por un mal manejo de cargas.

Una vez identificados los peligros, la PRSES debe evaluar la probabilidad de que ocurra un accidente y la severidad de las consecuencias. Esta evaluación debe incluir la consideración de factores como el tipo de carga, la altura de las estanterías, el diseño del almacén, y el nivel de formación del personal. En base a esta evaluación, se deben establecer medidas de control para reducir la probabilidad o la severidad de los incidentes. Estas medidas de control pueden incluir cambios en los procedimientos de trabajo, la implementación de equipos de seguridad, la instalación de barreras de protección o la mejora de la formación del personal.

Por ejemplo, si se identifica que hay un riesgo de aplastamiento por caída de objetos desde alturas considerables, una medida de control podría ser la instalación de redes de protección en la parte superior de las estanterías. Si el análisis de riesgo indica una alta probabilidad de accidentes causados por el mal manejo de la carga, se podría implementar un programa de formación más exhaustivo para mejorar la competencia de los empleados. La gestión de riesgos también requiere un sistema para registrar y monitorizar los incidentes que ocurren en el almacén. Esta información es crucial para identificar las tendencias y para mejorar el sistema de seguridad.

La PRSES debe mantener un registro de todos los riesgos identificados, las medidas de control implementadas y los incidentes ocurridos. Este registro ayuda a rastrear la efectividad de las medidas de control y a identificar áreas donde se necesitan mejoras. Es importante que la PRSES revise regularmente el análisis de riesgos y las medidas de control para asegurar que siguen siendo relevantes y efectivas. Por ejemplo, el análisis de riesgos debe revisarse periódicamente para incorporar los cambios en los procesos de trabajo, los tipos de carga o el diseño del almacén.

La documentación: Una herramienta fundamental

La documentación es fundamental para demostrar el cumplimiento de la UNE-EN 15635. La PRSES debe mantener registros actualizados y completos de todas las actividades relacionadas con la seguridad de las estanterías. Esto incluye los resultados de las inspecciones, las reparaciones realizadas, la formación del personal, los análisis de riesgos y las auditorías. Esta documentación es crucial para verificar el cumplimiento de la norma y para demostrar que se están tomando las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los trabajadores y de la mercancía.

Los registros de las inspecciones deben ser detallados, incluyendo la fecha, la hora, el inspector y cualquier problema detectado. Las fotos pueden ayudar a documentar los daños o deficiencias. Es importante que estos registros sean fáciles de encontrar y que estén disponibles para los auditores, en caso de una auditoría interna o externa. Un sistema de gestión de documentos puede ayudar a mantener la información organizada y accesible.

El sistema de documentación debe registrar todas las reparaciones realizadas. Para cada reparación, se debe documentar la fecha, la descripción del problema, las acciones correctivas tomadas y el nombre de la persona responsable. Esta información es esencial para evaluar la efectividad de las reparaciones y para monitorizar la vida útil de las estanterías.

La formación del personal también debe estar documentada. Los registros deben incluir los nombres de los empleados que han recibido formación, la fecha de la formación y el contenido del programa. Los certificados de asistencia a los cursos de formación también deben ser archivados. Esta documentación es fundamental para demostrar que los empleados tienen el conocimiento y las habilidades necesarias para trabajar de forma segura.

Los análisis de riesgos y las auditorías deben ser registrados de manera detallada. Estos registros deben incluir el método utilizado para la evaluación de riesgos, los riesgos identificados, las medidas de control implementadas y los resultados de las auditorías. Esta información ayuda a monitorizar la efectividad de las medidas de control y a identificar áreas de mejora. Una documentación completa y actualizada es clave para asegurar el cumplimiento de la UNE-EN 15635 y la mejora continua de la seguridad en el almacén.

Conclusión

La PRSES juega un papel crítico en la seguridad de los almacenes, especialmente en lo que respecta al cumplimiento de la norma UNE-EN 15635. Su responsabilidad va más allá de las inspecciones regulares; abarca la formación del personal, la gestión de riesgos, la coordinación de reparaciones, y la supervisión de auditorías. La implementación efectiva de un sistema de gestión de seguridad basado en la UNE-EN 15635, liderado por una PRSES competente, es fundamental para garantizar la seguridad de los empleados, la protección de la mercancía y la eficiencia operativa del almacén. La inversión en formación, en la adopción de protocolos adecuados y en la cultura de la seguridad es una inversión en la salud, el bienestar y la productividad del almacén.

En definitiva, el rol de la PRSES es esencial para un almacén seguro y productivo. La combinación de inspecciones regulares, mantenimiento preventivo, formación exhaustiva y una eficaz gestión de riesgos, todos coordinados por la PRSES, contribuye a la creación de un ambiente laboral seguro y eficiente que cumple con los requisitos de la UNE-EN 15635. La inversión en un sólido programa de seguridad es una inversión en el futuro del almacén y de todos sus empleados.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es la UNE-EN 15635?

Es una norma europea que establece los requisitos para la seguridad de los equipos de almacenaje, especialmente estanterías. Define las responsabilidades y procedimientos para su correcto uso y mantenimiento.

¿Cuál es la frecuencia mínima de inspección de las estanterías según la UNE-EN 15635?

La norma recomienda inspecciones al menos semanales, realizadas por la PRSES (Persona Responsable de Seguridad de Equipos de Almacenaje).

¿Qué responsabilidades tiene la PRSES?

La PRSES es responsable de las inspecciones, mantenimiento, formación del personal, gestión de riesgos y cumplimiento de la UNE-EN 15635.

¿Qué ocurre si se detecta un daño grave en una estantería?

Se debe marcar con rojo, retirar de servicio inmediatamente y reportar a la PRSES para su reparación según la UNE-EN 15635.

¿Dónde puedo encontrar más información sobre la UNE-EN 15635?

Puede buscar información en la página web de AENOR ([enlace a AENOR]), o en otras instituciones de normalización ([enlace a otra institución]).